テクニカルライティングを始める

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文書を書くには、書く対象を知らねばならない。

そこで、テクニカルライティングの対象となる文書の種類とその性質を知り、それら文書のまとめ方を検討する。今回のテーマは、次の2つである。
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  • 技術文書の種類を分析する
  • 技術文書のまとめ方を検討する


技術文書の種類を分析する

私たちは学生生活や仕事をとおして、さまざまな場面で技術文書を書く機会がある。技術の内容を説明する解説書やマニュアル、経験や実験結果を報告する報告書やレポートなどが代表的なものだろう。

『入門テクニカルライティング』では、技術文書を次のように分類している。

文書の種類 内容
解説書 知識を分類・解説する文書
マニュアル・取扱説明書 方法・手順を解説する文書
報告書・レポート 経験事実を報告する文書
提案書・企画書 提案・企画を述べる文書
計画書・申請書 計画内容を記述する文書
論文 仮説を論証する文書

解説書、マニュアル、報告書、論文については容易にイメージが沸くが、提案書、計画書はどうだろうか。

提案書は、自分独自のアイディア・提案を述べる文書である。新技術の企画、提案時などに書くことになる。読み手に自分の評価、意見をわかりやすく説明し、その優位性をアピールするのが目的である。

計画書については、提案書ほど積極的ではないが、自分の計画を読者にわかりやく伝える必要があるという点で、その他の文書と共通する点がある。

■技術文書のまとめ方を検討する

どのような技術文書でも、自分の技術を整理すること、読む人の技術を考慮して書くことが共通して重要である。

そのためには、次の方針に沿って文書をまとめるとよい。

  • 文書の冒頭で、伝えたい内容・文書の目的を示す
  • 本論は、文書の「かたまり」(テーマ)で構成する
  • 大きなテーマで流れを作り、その中に小さなテーマを展開する
  • テーマごとに自分の技術を整理し、読み手が必要とする技術をまとめる

tw_2-1.png技術文書のまとめ方

→ 文書の目的を明確にする
→ 目的に沿ってテーマを決める
→ テーマの展開方法を決める

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